تشغّل مؤسسة الغمام الطبية منصة الغمام لإدارة العمليات (Ghammam OPS) — منصة موارد بشرية داخلية للموظفين والإدارة. نلتزم بحماية خصوصية بياناتك ونوضح في هذه الوثيقة ما الذي نجمعه وكيف نستخدمه.

• بيانات الموظفين: الاسم، رقم الموظف، البريد، الجوال، القسم، تاريخ الانضمام، تواريخ انتهاء الإقامة والعقد.
• بيانات الراتب: الراتب الأساسي والبدلات والخصومات والاستقطاعات الشهرية، ورقم الآيبان لأغراض الحوالة فقط.
• الحضور والموقع: وقت الحضور والانصراف، وإحداثيات الموقع الجغرافي عند تسجيل الحضور للتحقق من النطاق المسموح به فقط (Geofence).
• الإشعارات: رمز Push token الخاص بجهازك لإرسال الإشعارات الفورية.
• المرفقات: صور البلاغات، التقارير الطبية المرفقة مع طلبات الإجازة، ووثائق العهد.

نستخدم بيانات GPS فقط أثناء تسجيل الحضور والانصراف للتحقق من أنك داخل نطاق فرع عملك. لا نتتبّع موقعك خارج هذه الأوقات، ولا نخزّن سجلاً دائماً لتنقلاتك.

الإحداثيات تُسجّل مع كل عملية حضور وتُحتفظ بها مدة عام واحد لأغراض المراجعة الإدارية ثم تُحذف تلقائياً.

نرسل إشعارات Push عند الأحداث المتعلقة بك مباشرة (مثل اعتماد إجازة، تذكير اجتماع، تنبيه راتب). يمكنك تعطيل الإشعارات من إعدادات جهازك في أي وقت. الإشعارات تُرسَل عبر خدمة Expo Push وApple/Google ولا تتضمن بيانات سرية كاملة.

بياناتك تُستخدم داخل المؤسسة فقط. لا نبيعها ولا نشاركها مع أي طرف ثالث لأغراض تسويقية.

قد تُشارَك مع جهات خدمات تشغيلية تحت اتفاقيات سرية:

• Supabase — استضافة قاعدة البيانات (الاتحاد الأوروبي).
• Vercel — استضافة المنصة.
• Resend — إرسال البريد الإلكتروني الرسمي.
• Expo Push / Apple / Google — توصيل الإشعارات للجوال.

• بيانات الموظف الأساسية: طوال فترة العمل + 5 سنوات بعد انتهاء الخدمة وفق نظام العمل السعودي.
• سجلات الحضور والرواتب: 5 سنوات للأغراض المحاسبية.
• إحداثيات GPS لتسجيل الحضور: عام واحد.
• المرفقات الطبية: تُحذف بعد انتهاء صلاحية الإجازة المرتبطة بها مع الإبقاء على سجل وجود الإجازة.

• الاطلاع على بياناتك الشخصية المخزنة وتصحيحها من بوابة الموظف.
• طلب توضيح بشأن أي معالجة لبياناتك.
• تقديم شكوى لقسم الموارد البشرية.

تُحفظ البيانات على خوادم مشفّرة (TLS أثناء النقل و AES-256 أثناء التخزين). الوصول مقيّد بصلاحيات قائمة على الدور. كلمات المرور مُجزّأة (hashed) ولا يستطيع أحد — حتى مسؤولو النظام — استرجاع كلمة المرور الأصلية.

لأي استفسار يتعلق بهذه السياسة: hr@ghammamops.com

Al-Ghammam Medical Foundation operates the Ghammam Operations Platform (Ghammam OPS), an internal HR system for employees and administration. This document explains what data we collect and how we use it.

• Employee data: name, employee number, email, phone, department, hire date, iqama and contract expiry dates.
• Payroll data: base salary, allowances, deductions, monthly net pay, and IBAN for transfer purposes only.
• Attendance & location: check-in / check-out times and GPS coordinates captured at check-in only, to verify presence within the permitted geofence.
• Notifications: your device push token for delivering in-app alerts.
• Attachments: ticket photos, medical reports attached to leave requests, and custody documents.

We use GPS data only at the moment of check-in or check-out to verify you are inside your assigned branch geofence. We do not track your location outside these moments, and we do not maintain a continuous trail of your movements.

Coordinates are stored with each attendance record and retained for one year for audit purposes, then deleted automatically.

We send push notifications for events directly related to you (leave approvals, meeting reminders, payslip alerts). You can disable notifications from your device settings at any time. Notifications are delivered via Expo Push, Apple, and Google and do not contain full confidential data.

Your data is used inside the organisation only. We do not sell it or share it with any third party for marketing purposes.

It may be shared with operational service providers under confidentiality agreements:

• Supabase — database hosting (EU region).
• Vercel — platform hosting.
• Resend — transactional email delivery.
• Expo Push / Apple / Google — mobile notification delivery.

• Core employee records: throughout employment + 5 years afterwards, per Saudi labor law.
• Attendance and payroll records: 5 years for accounting purposes.
• GPS coordinates for check-ins: one year.
• Medical attachments: deleted after the related leave expires; the leave itself remains in the record.

• View and correct your personal data from the employee portal.
• Request clarification about any processing of your data.
• Raise a complaint with the HR department.

Data is stored on encrypted servers (TLS in transit, AES-256 at rest). Access is restricted by role-based permissions. Passwords are hashed — no one, including system administrators, can recover an original password.

For any privacy enquiry: hr@ghammamops.com