دليل مدير الموارد البشرية · HR Manager Guide

دليل الاستخدام لمنصة الغمام لإدارة العمليات (Ghammam OPS) — لمدير الموارد البشرية.

Operations Platform usage guide for HR managers.

🇸🇦 النسخة العربية

١. إدارة الموظفين

عرض قائمة الموظفين

ادخل الموظفون من الـsidebar. تجد:

• جدول بكل الموظفين الفعّالين (افتراضياً)
• فلاتر: قسم، فرع، دور، حالة (فعّال/غير فعّال)
• بحث بالاسم أو رقم الموظف
• تصدير القائمة إلى Excel

إضافة موظف جديد

1. اضغط + موظف جديد أعلى الصفحة.
2. املأ البيانات الأساسية:

• الاسم بالعربية والإنجليزية
• رقم الموظف (يجب أن يكون فريداً)
• القسم والدور (موظف / مدير قسم / HR / مدير نظام)
• المدير المباشر (لربط سلسلة الموافقات)
• البريد الإلكتروني الرسمي (هذا اللي يستخدمه لتسجيل الدخول)

1. البيانات الوظيفية (اختيارية):

• الجنسية، تاريخ الميلاد، رقم الهوية/الإقامة
• تواريخ العقد والإقامة والترخيص المهني
• تاريخ نهاية فترة التجربة (يُحسب تلقائياً من contract_start + 90 يوم إذا تركته فارغاً)

1. البيانات المالية:

• الراتب الأساسي، بدل السكن، بدل النقل، بدلات أخرى
• رقم الآيبان (للحوالات)

1. اضغط إنشاء.

ماذا يحدث تلقائياً:

• يُنشأ حساب Supabase Auth بكلمة مرور مؤقتة عشوائية.
• يصل الموظف إيميل ترحيب من noreply@ghammamops.com يحوي بيانات الدخول وكلمة المرور المؤقتة.
• يصل إشعار للموظف يطلب منه مراجعة بياناته والإقرار بصحتها.

الاستيراد بالجملة

لإضافة دفعة كبيرة:

1. اضغط استيراد Excel.
2. حمّل القالب الجاهز.
3. املأه واحفظه.
4. ارفعه — يظهر تقرير بكل صف (نجاح/فشل + كلمة المرور المؤقتة).

تعطيل/إعادة تفعيل موظف

• في صفحة الموظف، اضغط إلغاء التفعيل عند انتهاء الخدمة.
• بعدها يختفي من القوائم الافتراضية لكن سجلاته (الرواتب، الحضور، الإجازات) تبقى محفوظة.
• لإعادة تفعيله، استخدم فلتر "غير فعّال" ثم اضغط إعادة التفعيل.

٢. الحضور والتقارير

تقرير الحضور اليومي

ادخل الحضور. تشوف لكل موظف:

• وقت الحضور والانصراف اليوم
• الحالة: حاضر / متأخر / خارج النطاق / غائب
• المسافة عن مركز الفرع وقت التسجيل

فلاتر مفيدة:

• فرع معين فقط
• حالة محددة (مثلاً: أرني المتأخرين فقط)
• تاريخ محدد (للأيام السابقة)

عمود "إجمالي التأخير الشهري"

لكل موظف يظهر مجموع دقائق تأخيره خلال الشهر الحالي + عدد الأيام المتأخر فيها. مفيد للحسم الشهري.

تصدير CSV

زر تصدير CSV أعلى الصفحة — يحفظ تقرير اليوم بصيغة Excel.

إعدادات الجيوفنس (Geofence)

ادخل الإعدادات → الحضور:

• لكل فرع: ضع إحداثيات الموقع + نصف القطر (مثل: 200 متر).
• فترة السماح: عدد الدقائق بعد بداية الوردية قبل احتساب التأخير (افتراضي 15).
• السماح خارج النطاق: خاصية لكل فرع، لو مفعّلة الموظف يقدر يسجل من أي مكان (مفيد لميدانيين).

٣. الإجازات والموافقة

قائمة طلبات الإجازة

ادخل الإجازات. تشوف كل طلبات الإجازة بحالاتها:

• 🟡 قيد الانتظار (بانتظار المدير)
• 🔵 موافقة مدير (بانتظارك أنت — HR — للاعتماد النهائي)
• 🟢 مقبول
• 🔴 مرفوض
• ⚪ ملغى

تدفق الموافقة

1. مدير القسم يوافق أو يرفض.
2. لو وافق، الطلب يصل لك بحالة "موافقة مدير".
3. تستعرضه وتضغط موافقة أو رفض مع سبب.
4. يصل الموظف إشعار + إيميل بالنتيجة.

الرفض التلقائي

الإجازات اللي تتجاوز رصيد الموظف تُرفَض تلقائياً بدون انتظار. الموظف يصله إشعار يوضح:

• الرصيد المتاح
• الأيام المطلوبة

تسجيل العودة من الإجازة المرضية

الموظف يسجل تاريخ عودته من البوابة. لو الإجازة المرضية تتطلب تقرير طبي للعودة، يرفقه. يصلك إشعار لمراجعته.

٤. الرواتب وإنشاء المسيرة

إنشاء كشف شهري

ادخل الرواتب → + كشف جديد:

1. اختر الشهر والسنة.
2. النظام يجلب كل الموظفين الفعّالين تلقائياً.
3. يحسب لكل موظف:

• الراتب الأساسي + البدلات = إجمالي الاستحقاق
• خصم الغياب (أيام × راتب يومي)
• خصم التأخير (إذا مفعّل)
• أقساط السلف الجارية
• = صافي الراتب

تعديل يدوي

في الكشف بحالة "مسودة"، اضغط على أي موظف لفتح تعديل يدوي:

• مبلغ إضافي: موجب لزيادة (مكافأة)، سالب للخصم (جزاء)
• تعديل على الراتب الأساسي: يستبدل القيمة المُحتسَبة (مثلاً للترقيات)
• السبب (إلزامي): سيظهر في كشف الموظف لأرشيف التغيير
• حذف التعديل: يرجع للحساب التلقائي

اعتماد الكشف

1. راجع الكشف.
2. اضغط اعتماد.
3. كل موظف يصل إيميل بالمبلغ المعتمد من noreply@ghammamops.com.

الدفع (تحديث للمدفوع)

1. بعد التحويل البنكي، اضغط تسجيل الدفع.
2. أدخل رقم الحوالة وتاريخها وملاحظات.
3. حالة الكشف تتغير إلى "مدفوع".
4. الموظفون يشوفون كشوفهم في البوابة.

إلغاء الاعتماد

• HR / مدير القسم: يقدر يلغي اعتماد كشف بحالة "معتمد" (قبل الدفع).
• مدير النظام فقط: يقدر يلغي اعتماد كشف مدفوع — مع تأكيد مغلّظ + إلزام بسبب.

ملف WPS (نظام حماية الأجور)

بعد الدفع، يمكن رفع ملف WPS من البنك:

1. اضغط رفع WPS.
2. ارفع الملف من البنك.
3. النظام يطابقه مع كشف الرواتب ويبين أي صفوف لم تتطابق.

٥. الخطابات والإنذارات

الخطابات

الموظف يطلب خطاب (شهادة عمل، شهادة راتب) من البوابة. يصلك:

1. في صفحة الخطابات اضغط على الطلب.
2. أدخل تاريخ الإصدار وأي ملاحظات.
3. اضغط إصدار — يصل الموظف إيميل برابط طباعة الخطاب.

الإنذارات والتعهدات

ادخل الإنذارات والتعهدات → + إجراء جديد:

1. اختر النوع: إنذار أو تعهد.
2. حدّد الموظف.
3. للإنذار: درجة (شفهي / كتابي / نهائي).
4. اكتب العنوان والوصف.
5. ارفق مستند (اختياري).
6. اضغط إصدار وإرسال.

ما يحدث بعدها:

• الموظف يصله إشعار + إيميل بالإنذار.
• يدخل التطبيق ويضغط إقرار: إما "أقر بالاطلاع" مع توقيع، أو رفض مع سبب.
• ترجع لك الحالة محدّثة في القائمة.

٦. السلف والقروض

استعراض الطلبات

ادخل السلف والقروض. تشوف:

• طلبات قيد المراجعة
• السلف النشطة (يُخصم منها شهرياً)
• الإعانات المالية (غير قابلة للسداد)

الموافقة على طلب

1. اضغط على الطلب لمراجعته:

• النوع: سلفة (تُسدَّد) أو إعانة (لا تُسدَّد)
• المبلغ المطلوب
• السبب
• عدد أشهر السداد (للسلف فقط)

1. اضغط موافقة — يُحسب تلقائياً قسط شهري.
2. بداية الخصم: اختر شهر بداية الاستقطاع. الأقساط ستُحسم تلقائياً من رواتب الموظف.

إعدادات حدود السلف

ادخل الإعدادات → السلف:

• نسبة الحد الأقصى للسلفة من الراتب الأساسي (افتراضي 300%).
• الحد الأقصى لعدد أشهر السداد (افتراضي 24 شهر).

٧. المهام والتنبيهات الآلية

إنشاء مهمة

1. ادخل المهام → + مهمة جديدة.
2. حدّد العنوان، الموظف المُسنَدة له، الأولوية، تاريخ التسليم.
3. أضف وصفاً تفصيلياً.
4. اضغط إنشاء — الموظف يصله إشعار فوري.

التنبيهات الآلية اليومية

المنصة تشغّل تنبيهات تلقائية يومياً (Cron Jobs):

• مهام مستحقة غداً: تذكير للموظف.
• مهام متأخرة: تصعيد للمدير.
• انتهاء فترة التجربة قريباً: تنبيه لك (HR).
• بلاغ صيانة معلَّق ساعة بدون إجراء: تنبيه للفني ومديره.
• عدم تسجيل حضور: تنبيه HR إذا الموظف لم يسجل حضور حتى ساعة بعد بداية ورديته.

🇬🇧 English Version

1. Employee Management

Employee List

Open Employees from the sidebar. You'll see:

• A table with all active employees (default)
• Filters: department, branch, role, status (active / inactive)
• Search by name or employee number
• Export to Excel

Add a New Employee

1. Click + New Employee at the top.
2. Fill the basics:

• Name in Arabic and English
• Employee number (must be unique)
• Department and role (employee / department manager / HR / super admin)
• Direct manager (for the approval chain)
• Official email (used for sign-in)

1. Job data (optional):

• Nationality, birth date, ID / iqama number
• Contract, iqama and license expiry dates
• Probation end date (auto-computed as contract_start + 90 days if left blank)

1. Financial data:

• Base salary, housing allowance, transport allowance, others
• IBAN (for transfers)

1. Click Create.

What happens automatically:

• A Supabase Auth account is created with a random temporary password.
• A welcome email is sent from noreply@ghammamops.com with sign-in credentials.
• A notification asks the employee to review and confirm their data.

Bulk Import

For large batches:

1. Click Import Excel.
2. Download the template.
3. Fill and save.
4. Upload — a per-row report (success/failure + temp password) is generated.

Deactivate / Reactivate

• On the employee page, click Deactivate when employment ends.
• Default lists hide deactivated employees, but their records (payroll, attendance, leaves) remain.
• To re-activate, filter by "Inactive" and click Reactivate.

2. Attendance & Reports

Daily Attendance Report

Open Attendance. Per employee you see:

• Today's check-in / check-out times
• Status: Present / Late / Outside / Absent
• Distance from branch centre at the time of recording

Useful filters:

• One specific branch
• One status (e.g. show late only)
• A specific date (for past days)

"Total Late This Month" Column

For each employee, the sum of late minutes during the current month + the number of late days. Useful for monthly deductions.

CSV Export

Export CSV at the top — saves today's report as Excel.

Geofence Settings

Open Settings → Attendance:

• Per branch: set GPS coordinates + radius (e.g. 200 m).
• Grace period: minutes after shift start before lateness counts (default 15).
• Allow outside geofence: per-branch flag, if enabled the employee can check in anywhere (useful for field staff).

3. Leaves & Approvals

Leave Requests List

Open Leaves. You see all leave requests with statuses:

• 🟡 Pending (waiting on manager)
• 🔵 Manager approved (waiting on you — HR — for final approval)
• 🟢 Approved
• 🔴 Rejected
• ⚪ Cancelled

Approval Flow

1. The department manager approves or rejects.
2. If approved, it reaches you with "Manager approved" status.
3. Review, then click Approve or Reject with a reason.
4. The employee gets a push + email with the result.

Auto-Rejection

Leaves that exceed the employee's balance are automatically rejected without manager review. The employee receives a notification showing:

• Available balance
• Days requested

Return from Sick Leave

The employee logs their return date from the portal. If the sick leave requires a return medical report, they attach it. You get a notification to review.

4. Payroll Run

Create Monthly Run

Open Payroll → + New Run:

1. Pick the month and year.
2. System pulls all active employees automatically.
3. Per employee it computes:

• Base salary + allowances = total earnings
• Absence deduction (days × daily rate)
• Lateness deduction (if enabled)
• Ongoing loan instalments
• = Net salary

Manual Adjustment

On a run in "draft", click any employee to open Manual Adjustment:

• Adjustment amount: positive for bonus, negative for deduction
• Base salary edit: replaces the auto-computed value (e.g. for promotions)
• Reason (required): appears on the employee's payslip for audit
• Remove adjustment: reverts to the auto-computed value

Approve the Run

1. Review the run.
2. Click Approve.
3. Every employee gets an email with their approved amount from noreply@ghammamops.com.

Mark as Paid

1. After the bank transfer, click Mark as Paid.
2. Enter the transfer reference, date, and notes.
3. Run status moves to "Paid".
4. Employees see their payslips in the portal.

Unapprove

• HR / managers: can unapprove a run in "Approved" (before payment).
• Super admin only: can unapprove a Paid run — with a strong confirmation + mandatory reason.

WPS File (Wage Protection)

After payment, you can upload the bank's WPS file:

1. Click Upload WPS.
2. Upload the bank file.
3. The system matches it against the payroll run and shows any unmatched rows.

5. Letters & HR Actions

Letters

Employees request letters (employment / salary certificate) from the portal. You:

1. On the Letters page, click the request.
2. Enter the issue date and any notes.
3. Click Issue — the employee gets an email with a printable link.

Warnings & Pledges

Open Warnings & Pledges → + New Action:

1. Pick the type: Warning or Pledge.
2. Pick the employee.
3. For warning: severity (Verbal / Written / Final).
4. Write the title and description.
5. Attach a document (optional).
6. Click Issue & Send.

What happens next:

• The employee gets a push + email about the action.
• They open the app and click Acknowledge: either "I acknowledge" with signature, or Reject with a reason.
• The status updates in your list.

6. Loans & Aid

Browse Requests

Open Loans & Aid. You see:

• Pending requests
• Active loans (deducted monthly)
• Aid grants (non-repayable)

Approve a Request

1. Click the request to review:

• Type: loan (repaid) or aid (not repaid)
• Requested amount
• Reason
• Repayment months (loans only)

1. Click Approve — a monthly instalment is auto-computed.
2. Start deduction: pick the starting month. Instalments are auto-deducted from the employee's payroll.

Loan Limits

Open Settings → Loans:

• Max loan as a percentage of base salary (default 300%).
• Max repayment months (default 24).

7. Tasks & Automated Alerts

Create a Task

1. Open Tasks → + New Task.
2. Set title, assignee, priority, due date.
3. Add a detailed description.
4. Click Create — the assignee gets a push immediately.

Daily Automated Alerts

The platform runs daily automated jobs:

• Tasks due tomorrow: reminder to the assignee.
• Overdue tasks: escalation to the manager.
• Probation ending soon: notification to you (HR).
• Idle maintenance ticket (>1h, not started): notification to the technician and their manager.
• Missing check-in: HR alert if an employee hasn't checked in an hour past their shift start.