دليل الموظف · Employee Guide

دليل الاستخدام لمنصة الغمام لإدارة العمليات (Ghammam OPS) — مخصص للموظفين العاديين.

Usage guide for Ghammam Operations Platform — for regular employees.

🇸🇦 النسخة العربية

١. تسجيل الدخول

على الويب: افتح https://ghammamops.com ثم أدخل البريد الإلكتروني الذي زوّدك به قسم الموارد البشرية + كلمة المرور.

على تطبيق الجوال (Ghammam OPS):

1. ثبّت التطبيق من الرابط الذي وصلك (Android فقط حالياً).
2. أدخل نفس بيانات البريد وكلمة المرور.
3. بعد أول تسجيل دخول ادخل ملفي الشخصي وغيّر كلمة المرور المؤقتة فوراً.

💡 إذا نسيت كلمة المرور: تواصل مع HR لإعادة تعيينها — لا توجد ميزة "نسيت كلمة المرور" بعد.

٢. تسجيل الحضور والانصراف (من التطبيق)

تسجيل الحضور يتطلب أن تكون داخل نطاق فرع عملك الجغرافي (Geofence) وأن يكون GPS مفعّلاً على هاتفك.

خطوات تسجيل الحضور صباحاً:

1. افتح التطبيق وادخل شاشة الحضور والانصراف.
2. انتظر حتى ترى الحالة الخضراء "✓ داخل نطاق المنشأة".
3. اضغط زر تسجيل الحضور.
4. ستظهر رسالة تأكيد ✅ وتظهر الساعة في خانة "وقت الحضور".

تسجيل الانصراف نهاية اليوم: نفس الخطوات لكن الزر يتغير لـ تسجيل الانصراف (لون أحمر).

⚠ انصراف خارج النطاق: لو سجّلت انصرافاً وأنت خارج موقع العمل، الانصراف يُحفظ لكن يُنبَّه HR تلقائياً للمراجعة.

>

⚠ التأخير: لو سجّلت حضوراً بعد 15 دقيقة من بداية ورديتك، يُحسب الفرق دقائق تأخير في تقرير الشهر.

٣. طلب إجازة

من بوابة الموظف أو من التطبيق:

1. ادخل صفحة إجازاتي → اضغط + طلب إجازة.
2. اختر نوع الإجازة (سنوية، مرضية، أمومة، أبوة، تعويضية، إلخ).
3. حدّد تاريخ البداية وتاريخ النهاية.
4. اكتب السبب (اختياري للسنوية، مطلوب للمرضية مع تقرير طبي مرفق).
5. للإجازة المرضية: أرفق التقرير الطبي PDF/صورة.
6. اضغط إرسال الطلب.

ما الذي يحدث بعدها:

• يُرسَل الطلب لمديرك المباشر للموافقة.
• يصلك إشعار push + إيميل عند الاعتماد أو الرفض.
• رفض تلقائي: إذا طلبت أيام أكثر من رصيدك المتاح، الطلب يُرفَض فوراً بدون انتظار المدير.

💡 رصيد إجازاتك يظهر في صفحة إجازاتي. الإجازة السنوية = 21 يوم، تتراكم شهرياً.

٤. طلب استئذان (الاستئذان قصير المدى)

الاستئذان يسمح لك بالخروج لساعة أو أقل خلال اليوم لأمر طارئ.

1. ادخل الاستئذان من البوابة أو التطبيق.
2. اضغط + طلب استئذان.
3. حدّد:

• التاريخ (اليوم أو يوم قادم)
• من الساعة كذا
• إلى الساعة كذا
• السبب (اختياري لكن مفيد للمدير)

1. اضغط إرسال.

الحدود:

• ⏱ الحد اليومي: 60 دقيقة بالحد الأقصى لكل يوم.
• 📅 الحد الشهري: 7 ساعات (420 دقيقة) لكل شهر.
• 🚫 عدم تداخل: لا يمكن طلب استئذانَين في نفس الوقت.

البطاقات في أعلى الصفحة تبين كم المتبقي اليوم والشهر.

⚠ الطلب يحتاج موافقة مديرك المباشر — يصلك إشعار بالنتيجة.

٥. عرض كشف الراتب

1. ادخل كشوف الراتب من البوابة أو التطبيق.
2. ستظهر قائمة بأشهر سابقة — اضغط على شهر لتراه بالتفصيل.
3. تجد:

• الراتب الأساسي + البدلات
• الخصومات (غياب، تأخير، أقساط سلف، تعديلات يدوية)
• صافي الراتب
• تواريخ الإصدار والتحويل

💡 يصلك إيميل تلقائياً من noreply@ghammamops.com بمجرد اعتماد راتبك.

٦. طلبات الصيانة

لو في خلل في مكتبك/جهاز/كهرباء/تكييف/شبكة:

1. ادخل طلباتي → الصيانة → + بلاغ جديد.
2. اختر الفئة (كهرباء، تكييف، سباكة، إلخ).
3. حدّد الأولوية (عادي / عاجل / طارئ).
4. حدّد نوع الموقع (عيادة، ممر، مكتب...) والموقع التفصيلي (مثل: "الدور الثاني، عيادة 3").
5. اكتب وصف المشكلة بوضوح.
6. أرفق صورة واحدة على الأقل (3 صور حد أقصى).
7. اضغط إرسال البلاغ.

متابعة البلاغ:

• يصلك إشعار عند تعيين فني.
• يتغير الحالة: قيد الانتظار → تم التعيين → قيد التنفيذ → مغلق.
• بعد الإغلاق، يطلب منك التطبيق تقييم الخدمة بنجوم 1-5.

٧. الإعلانات والمهام

الإعلانات:

• ادخل الإعلانات لرؤية الإعلانات العامة، إعلانات HR، إعلانات السلامة.
• الإعلانات غير المقروءة لها علامة برتقالية.
• اضغط على الإعلان لقراءته (يُعلَّم تلقائياً كمقروء).

المهام:

• ادخل مهامي لرؤية المهام المُسندة لك.
• لكل مهمة: عنوان، أولوية (منخفضة/متوسطة/عالية/عاجلة)، تاريخ تسليم.
• اضغط بدء المهمة عند بداية العمل عليها.
• اضغط إكمال عند الانتهاء، واكتب ملاحظات الإنجاز.
• مهمة متأخرة: لو فات موعد التسليم، تظهر بإطار أحمر ⚠️.

٨. التواصل والدعم

• لمشاكل تقنية: قسم تقنية المعلومات.
• لمشاكل HR (إجازات/راتب/إنذارات): قسم الموارد البشرية.
• إيميل عام: hr@ghammamops.com

🇬🇧 English Version

1. Sign In

On the web: Open https://ghammamops.com and enter the email HR provided you + your password.

On mobile (Ghammam OPS app):

1. Install the app from the link HR shared (Android only for now).
2. Use the same email and password.
3. After first login, open My Profile and change the temporary password immediately.

💡 If you forget your password, contact HR to reset it — there is no self-service "forgot password" yet.

2. Check-in & Check-out (Mobile App)

Both check-in and check-out require you to be inside your branch's geofence and to have GPS enabled.

Morning check-in:

1. Open the app → Attendance screen.
2. Wait until you see the green "✓ Inside facility" status.
3. Tap Check In.
4. A ✅ confirmation appears and the time fills the "Check-in time" field.

End-of-day check-out: Same flow but the button reads Check Out (red).

⚠ Out-of-range check-out: A check-out outside your branch geofence still saves, but HR is notified automatically for review.

>

⚠ Lateness: Check-in more than 15 minutes after your shift starts adds late minutes to your monthly report.

3. Leave Request

From the Employee Portal or the mobile app:

1. Open My Leaves → tap + Request Leave.
2. Pick a leave type (Annual, Sick, Maternity, Paternity, Compensatory, etc.).
3. Set the start and end dates.
4. Add a reason (optional for annual, required + medical report for sick).
5. For sick leave: attach the medical report (PDF or image).
6. Tap Submit.

What happens next:

• The request goes to your direct manager for approval.
• You receive a push notification + email when it's approved or rejected.
• Auto-rejection: If you request more days than your available balance, the request is rejected immediately without manager review.

💡 Your leave balance is shown on the My Leaves page. Annual leave = 21 days, accruing monthly.

4. Permission Request (Short Leave)

Permission lets you step out for an hour or less during the day for urgent matters.

1. Open Permissions in the portal or mobile.
2. Tap + Request Permission.
3. Pick:

• Date (today or upcoming)
• From time
• To time
• Reason (optional but helpful for the manager)

1. Tap Submit.

Limits:

• ⏱ Daily cap: maximum 60 minutes per day.
• 📅 Monthly cap: 7 hours (420 minutes) per month.
• 🚫 No overlap: you can't have two permissions covering the same window.

Cards at the top of the page show the remaining today / this month.

⚠ The request needs your direct manager's approval — you get a push notification on decision.

5. View Payslip

1. Open Payslips in the portal or mobile.
2. A list of past months appears — tap a month to see the breakdown.
3. You'll see:

• Base salary + allowances
• Deductions (absences, lateness, loan installments, manual adjustments)
• Net salary
• Issue and transfer dates

💡 You receive an automatic email from noreply@ghammamops.com as soon as your salary is approved.

6. Maintenance Tickets

For a problem in your office / device / electrical / A/C / network:

1. Open My Requests → Maintenance → + New Ticket.
2. Pick the category (electrical, A/C, plumbing, etc.).
3. Set the priority (Normal / Urgent / Emergency).
4. Pick the location type (clinic, corridor, office...) and write the location detail (e.g. "2nd floor, clinic 3").
5. Describe the issue clearly.
6. Attach at least one photo (3 max).
7. Tap Submit Ticket.

Tracking the ticket:

• You get a notification when a technician is assigned.
• Status moves: Pending → Assigned → In progress → Closed.
• After closure, the app prompts you to rate the service 1–5 stars.

7. Announcements & Tasks

Announcements:

• Open Announcements to see general, HR, and safety announcements.
• Unread items have an orange marker.
• Tap to read (it's marked read automatically).

Tasks:

• Open My Tasks to see assigned tasks.
• Each task has a title, priority (Low/Medium/High/Urgent), and due date.
• Tap Start Task when you begin.
• Tap Complete when done and enter completion notes.
• Overdue task: if the due date passed, the card shows a red ⚠️ border.

8. Support

• For technical problems: IT department.
• For HR matters (leaves / salary / warnings): HR department.
• General email: hr@ghammamops.com