دليل مدير النظام · System Administrator Guide

دليل الاستخدام لمنصة الغمام لإدارة العمليات (Ghammam OPS) — لمدير النظام (super_admin).

Operations Platform usage guide for system administrators (super_admin).

🇸🇦 النسخة العربية

١. الإعدادات العامة

إعدادات الفروع والأقسام

ادخل الإعدادات → الفروع والأقسام:

• الفروع: أضف/عدّل فروع المنشأة. لكل فرع: اسم بالعربية/الإنجليزية + إحداثيات GPS + نصف قطر الجيوفنس.
• الأقسام: كل قسم يتبع فرعاً. أضف/عدّل أسماء الأقسام واربطها بالفرع.

💡 إحداثيات الفرع تستخدم لحضور الموظفين — تأكد من ضبطها بدقة.

إعدادات الحضور

ادخل الإعدادات → الحضور:

• بداية الوردية الافتراضية (مثل 08:00)
• فترة السماح: الدقائق بعد بداية الوردية قبل احتساب التأخير (افتراضي 15)
• السماح خارج النطاق: لكل فرع، يفيد للميدانيين
• خصم التأخير: هل يُحسب من الراتب؟ بأي قيمة لكل دقيقة؟

إعدادات الرواتب

ادخل الإعدادات → الرواتب:

• يوم بداية الشهر: الافتراضي 1 (لكن يمكن تغييره مثلاً ليوم 25 من الشهر السابق).
• معامل الراتب اليومي: كيف تُحسب قيمة اليوم الواحد (الراتب الأساسي ÷ 30 أو ÷ 22).
• بدء استقطاع السلف: الشهر بعد الموافقة أم نفس الشهر؟

إعدادات الإجازات

ادخل الإعدادات → الإجازات:

• رصيد الإجازة السنوية الافتراضي (21 يوم)
• تتراكم شهرياً؟ نعم — 1.75 يوم كل شهر
• حدود الإجازات الخاصة: أيام الأمومة (70)، الأبوة (3)، الوفاة (3-5)

٢. إدارة الصلاحيات

ادخل الصلاحيات (متاحة لمدير النظام فقط).

كيف تعمل الصلاحيات

كل موظف له دور أساسي (employee / department_manager / hr / super_admin) يحدد إمكانية الوصول للأقسام.

بعض الأقسام لها صلاحيات إضافية يمكن منحها لأي موظف خارج دوره الأصلي:

1. اختر الموظف من القائمة.
2. شيك أو أنشيك كل صلاحية:

• 👥 الموظفون
• 📅 الحضور
• 💰 الرواتب
• 🏖 الإجازات
• 📄 الخطابات
• ✅ المهام
• 🔧 الصيانة
• 📊 التقارير
• 📁 العهدة
• 🚨 الطوارئ
• 📋 OVR
• ⚙️ الإعدادات

1. التغييرات تُحفظ تلقائياً (toggle).

مثال: موظف عادي تريد منحه صلاحية الاطلاع على الإعلانات فقط دون باقي الأقسام — اضغط على Announcements في صفحته فقط.

٣. جدول العمل والورديات

قوالب الورديات

ادخل الإعدادات → قوالب الجدول. هناك 3 قوالب جاهزة:

• وردية صباحية (8:00-16:00 سبت-خميس)
• وردية مسائية (16:00-00:00 سبت-خميس)
• وردية مزدوجة (9:00-13:00 + 17:00-21:00)

يمكنك إنشاء قوالب جديدة حسب احتياج المنشأة.

جدول العمل لموظف

1. ادخل صفحة الموظف.
2. اضغط تبويب جدول العمل.
3. لكل يوم من السبت إلى الجمعة، حدّد:

• الفترة الأولى: من — إلى
• الفترة الثانية: من — إلى (اختياري، للورديات المزدوجة)
• تجهيز مبكر: نشط = ساعة التحضير قبل بدء الوردية محسوبة
• إجازة: نشط = يوم راحة بدون عمل

1. أو اضغط تطبيق قالب لتطبيق وردية جاهزة على كل الأيام دفعة واحدة.
2. اضغط حفظ.

كيف يستخدم الحضور الجدول

• عند تسجيل حضور الموظف، النظام يقارن الوقت ببداية وردية ذلك اليوم.
• لو متأخر أكثر من 15 دقيقة (فترة السماح) → يُحسب التأخير بالدقائق.
• التقرير الشهري يجمع كل دقائق التأخير لكل موظف.

٤. التقارير الشاملة

ادخل التقارير:

تقارير الحضور

• يومي: كل موظف اليوم — حاضر/متأخر/غائب
• شهري: إجمالي دقائق التأخير + عدد أيام الغياب
• سنوي: ملخص عام للمنشأة

تقارير الرواتب

• حسب الشهر: قيمة إجمالي الرواتب لكل كشف
• سنوي: التطور الشهري للرواتب
• حسب القسم: توزيع الرواتب على الأقسام

تقارير الإجازات

• حسب النوع: كم سنوية vs مرضية vs أمومة...
• حسب الموظف: سجل إجازات موظف معين
• استخدام الرصيد: من تجاوز الحد ومن لم يستهلك

تقارير الصيانة

• عدد البلاغات حسب الفئة
• متوسط وقت الإنجاز
• التقييمات: متوسط النجوم لكل فني

التصدير

كل التقارير تدعم التصدير لـ Excel أو PDF.

٥. أكواد الطوارئ

ادخل الطوارئ. تدير من هنا أكواد الطوارئ المعتمدة في المنشأة.

إضافة كود

1. اضغط + كود جديد.
2. أدخل:

• النوع: أزرق (إنعاش)، أحمر (حريق)، أصفر (مفقود)... أو حسب احتياج المنشأة.
• الاسم بالعربية والإنجليزية
• الوصف
• اللون (لتمييز الكود في الواجهة)
• الأيقونة (emoji أو رمز)
• ترتيب العرض (الأرقام الأقل تظهر أولاً)

1. اضغط حفظ.

كيف تُفعَّل الأكواد

• الموظف في تطبيق الجوال يفتح شاشة الطوارئ ويضغط على الكود المناسب.
• يأكد التفعيل.
• النظام يرسل إشعار push فوري لكل الموظفين المُسجَّلين كفريق استجابة لذلك النوع.
• يُسجَّل رقم مرجعي للحادثة (مثل: BLUE-2026-0042).

إنهاء كود نشط

المستخدم الذي فعّل الكود (أو HR/super_admin) يضغط إنهاء الكود ويسجل ملخص الحل.

سجل التفعيلات

في نفس الصفحة → السجل: يعرض كل التفعيلات السابقة بحالاتها (نشط/تم الحل/إنذار كاذب).

٦. CBAHI والجولات التفتيشية

إدارة الجولات التفتيشية

ادخل جولات التفتيش:

إنشاء جولة:

1. اضغط + جولة جديدة.
2. اختر النوع: تفتيش يومي، أسبوعي، شهري، أو CBAHI.
3. اختر المنطقة (عيادة محددة، قسم، فرع كامل).
4. اختر المُفتِّش.
5. اضغط بدء الجولة.

أثناء الجولة:

• المفتش يفتح التطبيق ويسجل ملاحظاته لكل بند.
• يرفق صوراً للأدلة.
• يقيّم الحالة: مطابق / غير مطابق / يحتاج تحسين.

بعد الجولة:

• يُولَّد تقرير PDF تلقائياً.
• البنود غير المطابقة تُحوَّل إلى مهام تصحيحية مع مواعيد تسليم.

بلاغات OVR (Occurrence Variance Reports)

نظام يسجل الحوادث الجانبية لتحسين جودة الرعاية.

استعراض البلاغات: ادخل OVR. تجد كل البلاغات بفلاتر:

• النوع (سقوط، خطأ دوائي، عطل معدات...)
• درجة الخطورة (منخفض إلى حرج)
• الحالة (جديد، قيد المراجعة، مغلق)

مراجعة بلاغ:

1. اضغط على البلاغ.
2. راجع الوصف والإجراء الفوري المتخذ.
3. أضف الإجراءات التصحيحية.
4. عيّن مسؤول المتابعة + موعد المراجعة.
5. اضغط إغلاق بعد التحقق من تنفيذ الإجراءات.

💡 الموظفون يقدرون يرسلون OVR بشكل مجهول — هويتهم تُخفى تماماً.

إعداد CBAHI

ادخل الإعدادات → CBAHI:

• بنود التفتيش المعتمدة من CBAHI.
• معايير المطابقة لكل بند.
• جدول الجولات الدورية المطلوبة.

٧. النسخ الاحتياطي والاستعادة

النظام يعتمد على Supabase الذي يأخذ نسخاً احتياطية يومية تلقائياً. لكن من الجيد:

نسخ احتياطي يدوي

كل شهر:

1. ادخل الإعدادات → النسخ الاحتياطي.
2. اضغط تصدير قاعدة البيانات.
3. احفظ الملف في مكان آمن.

استعادة

في حال حدوث مشكلة كبيرة، تواصل مع Supabase support أو IT لاستعادة آخر نسخة احتياطية.

٨. مراقبة الـ Cron Jobs

النظام يشغّل عدة tasks تلقائياً يومياً:

• 5 صباحاً: تنبيهات المهام المتأخرة + تنبيه نهاية فترة التجربة
• 6 صباحاً: تذكير المهام المستحقة غداً
• 7 صباحاً: تنبيه عدم تسجيل الحضور
• 8 صباحاً: تذكير الفنيين للبلاغات المعلقة

لمراقبة هذه الـjobs، ادخل Vercel Dashboard → Cron Jobs وراجع تاريخ آخر تنفيذ ونتيجته.

🇬🇧 English Version

1. General Settings

Branches & Departments

Open Settings → Branches & Departments:

• Branches: add/edit your facility's branches. Per branch: name in AR/EN + GPS coordinates + geofence radius.
• Departments: each belongs to a branch. Add/edit department names and link them.

💡 Branch coordinates are used for employee attendance — set them precisely.

Attendance Settings

Open Settings → Attendance:

• Default shift start (e.g. 08:00)
• Grace period: minutes after shift start before lateness counts (default 15)
• Allow outside geofence: per-branch, useful for field staff
• Lateness deduction: does it deduct from salary? At what value per minute?

Payroll Settings

Open Settings → Payroll:

• Month start day: default 1 (but you can change it to e.g. the 25th of the previous month).
• Daily salary factor: how is one day's value computed (base salary ÷ 30 or ÷ 22).
• Loan deduction start: the month after approval or the same month?

Leave Settings

Open Settings → Leaves:

• Default annual leave balance (21 days)
• Monthly accrual? Yes — 1.75 days per month
• Special leave limits: maternity (70), paternity (3), bereavement (3–5)

2. Permissions Management

Open Permissions (super_admin only).

How Permissions Work

Each employee has a base role (employee / department_manager / hr / super_admin) that controls section access.

Some sections have extra permissions you can grant to any employee beyond their base role:

1. Pick the employee from the list.
2. Toggle each permission:

• 👥 Employees
• 📅 Attendance
• 💰 Payroll
• 🏖 Leaves
• 📄 Letters
• ✅ Tasks
• 🔧 Maintenance
• 📊 Reports
• 📁 Custody
• 🚨 Emergency
• 📋 OVR
• ⚙️ Settings

1. Changes save automatically (toggle).

Example: to give a regular employee announcements-only access, click Announcements on their page.

3. Work Schedule & Shifts

Schedule Templates

Open Settings → Schedule Templates. Three are pre-seeded:

• Morning Shift (8:00–16:00 Sat–Thu)
• Evening Shift (16:00–00:00 Sat–Thu)
• Split Shift (9:00–13:00 + 17:00–21:00)

You can add more templates as needed.

Employee Schedule

1. Open the employee page.
2. Click the Work Schedule tab.
3. For each day Saturday → Friday, set:

• Shift 1: from — to
• Shift 2: from — to (optional, for split shifts)
• Early prep: on = the prep hour before the shift counts
• Day off: on = no work day

1. Or click Apply Template to stamp a saved template across all days at once.
2. Click Save.

How Attendance Uses the Schedule

• When an employee checks in, the system compares the time to that day's shift start.
• If late by more than 15 minutes (grace period) → late minutes are recorded.
• The monthly report sums all late minutes per employee.

4. Comprehensive Reports

Open Reports:

Attendance Reports

• Daily: every employee today — present / late / absent
• Monthly: total late minutes + absent days count
• Yearly: overall facility summary

Payroll Reports

• By month: total payroll value per run
• Yearly: monthly progression
• By department: payroll distribution

Leave Reports

• By type: how many annual vs sick vs maternity...
• By employee: one employee's leave history
• Balance use: who exceeded the limit and who didn't use any

Maintenance Reports

• Tickets by category
• Average resolution time
• Ratings: average stars per technician

Export

All reports support Excel or PDF export.

5. Emergency Codes

Open Emergency. Manage approved facility emergency codes here.

Add a Code

1. Click + New Code.
2. Enter:

• Type: Blue (resuscitation), Red (fire), Yellow (missing person)... or as needed.
• Name in AR and EN
• Description
• Color (for UI distinction)
• Icon (emoji or symbol)
• Sort order (lower numbers appear first)

1. Click Save.

How Codes Are Activated

• The employee in the mobile app opens the Emergency screen and taps the relevant code.
• They confirm activation.
• The system sends an instant push notification to every employee registered as response team for that code.
• A reference number is recorded (e.g. BLUE-2026-0042).

End an Active Code

The user who activated (or HR/super_admin) clicks End Code and records a resolution summary.

Activation Log

On the same page → History: shows every past activation with status (active / resolved / false alarm).

6. CBAHI & Inspections

Manage Inspections

Open Inspections:

Create a tour:

1. Click + New Inspection.
2. Pick the type: daily, weekly, monthly, or CBAHI.
3. Pick the area (specific clinic, department, full branch).
4. Pick the inspector.
5. Click Start Tour.

During the tour:

• The inspector opens the app and logs observations per checklist item.
• They attach photos as evidence.
• They rate the status: Compliant / Non-compliant / Needs improvement.

After the tour:

• A PDF report is auto-generated.
• Non-compliant items are converted to corrective tasks with due dates.

OVR (Occurrence Variance Reports)

A system that records incidents to improve care quality.

Browse reports: Open OVR. You find all reports with filters:

• Type (fall, medication error, equipment, ...)
• Severity (low to critical)
• Status (new, under review, closed)

Review a report:

1. Click the report.
2. Read the description and immediate action taken.
3. Add corrective actions.
4. Assign the follow-up owner + review date.
5. Click Close after verifying the actions executed.

💡 Employees can submit OVRs anonymously — their identity is fully hidden.

CBAHI Setup

Open Settings → CBAHI:

• CBAHI-approved checklist items.
• Compliance criteria per item.
• Required periodic inspection schedule.

7. Backup & Restore

The system runs on Supabase which takes automatic daily backups. Still, it's good practice:

Manual Backup

Monthly:

1. Open Settings → Backup.
2. Click Export Database.
3. Save the file somewhere safe.

Restore

In case of a major issue, contact Supabase support or IT to restore the latest backup.

8. Monitoring Cron Jobs

The system runs several daily tasks automatically:

• 5 AM: overdue task alerts + probation-end alerts
• 6 AM: reminders for tasks due tomorrow
• 7 AM: missing check-in alerts
• 8 AM: technician reminders for idle tickets

To monitor, open Vercel Dashboard → Cron Jobs and review last-run timestamps and results.